المهندس سعيد الاجهورى يكتب : ادارة الذات

ادارة الذات فى إطار الإدارة والفاعلية والكفاءة.مع بداية العمل في الجمهورية الجديدة نتطلع فيه لمستقبل أفضل بسواعد وجهود الشباب والقيادات فى كافة قطاعات الدولة. .

من الضرورى أهمية التعرف على مفهوم الإدارة وعلى الأخص إدارة الذات التى تحتاج التمتع بالخصائص الفاعلية الشخصية وأيضا التمتع بخصائص الكفاءة الإدارية. .
حيث أن الخصائص والصفات الفاعلية الشخصية مرتبطة بالقيادة. .
وتتحقق عندما يكون هناك رؤية واضحة وأهداف محددة واستراتيجيات ومبادئ وقيم وتنمية وتطوير ومصداقية وتوجه ايجابى فى الحياة ورؤية مستقبلية وترتيب للاولويات وكلها صفات للقيادة.

وحتى تكتمل لدينا باقى الصفات والخصائص للقيادة بفاعلية وكفاءة من الضرورى معرفة الصفات والخصائص التسعة للكفاءة الإدارية لتكتمل لدينا الخصائص والصفات المطلوبة للقيادة للقائد والمدير الفعال.
وقد تعرفنا في المحاضرات السابقة على هذه الصفات..لذلك كان من الاهمية التعرف على التعاريف المفاهيم الخاصة بالإدارة و الفاعلية والكفاءة ..لتكتمل لدينا أهم التعاريف الخاصة بالإدارة و الفاعلية الكفاءة الإدارية.

أولا : الإدارة
عملية مستمرة ومتفاعلة تهدف إلى توجيه الجهود الفردية و الجماعية نحو تحقيق أهداف مشتركة بأستخدام الموارد المتاحة بأعلى درجة من الفعالية والكفاءة.
من هذا التعريف يتضح أن الفعالية والكفاءة مرتبطان بالإدارة فكلما زادت الفاعلية والكفاءة كلما كانت هناك إدارة ناجحة وقيادة إدارية فعالة.

والإدارة هى ببساطة “تحقيق الأهداف من خلال الآخرين “..بمعنى آخر فهى نشاط ذهنى يرتبط بتحقيق الأهداف بأعلى كفاءة اعتمادا على جهد الأخريين.

ومن هذا التعريف أن الإدارة تشتمل على أربعة عناصر رئيسية 1 _ الأهداف.
2 _ نشاط ذهنى ويعتبر المخ هو هو مركز النشاط الذهنى يتركز فى أربعة أنشطة رئيسية :
– التخطيط :
وهذا يحتاج إلى فكر ابتكارى وقدرة على الخيال الخصب.
-التنظيم :يحتاج القدرة على فهم الحقائق وتحليل الواقع ومواءمة بين متطلبات النجاح في العمل وخصائص وحاجات الأفراد.
-التنسيق :

ويتمثل فى العديد من القرارات التى تتخذ عند تطبيق الخطط. -الرقابة والتوجيه : وتعنى الانحراف عن معدلات الأداء المحددة بالخطة وتحليلها ومعرفة أسبابها واتخاذ القرارات اللازمة لتصحيحها فى الوقت المناسب.

3 _ الاعتماد على جهد الأخريين :
فى تواجد المدير وكيفية كسب ثقة العاملين وحثيهم على التعاون والعمل لتحقيق الأهداف.

4 _ العمل بأعلى كفاءة :
أى بأعلى درجة من النجاح.
من هنا كانت الإدارة الحديثة تعتمد على إدارة الذات التى يقع عليها إعداد الشباب للقيادة الفعالة وكفاءة عالية ومعرفته بعناصر الموقف الادارى بجميع عناصره من :
الرئيس -الزملاء -المرؤوسون -تكنولوجيا العمل -مناخ المنظمة.

ويقع على المدير والقائد الفعال مسؤلية إدارة عناصر الموقف الادارى بنجاح لتحقيق النتائج المرجوة من الأهداف.

ثانيا : الفعالية :تعرف الفعالية بأنها “أداء الأعمال الصحيحة “.
To do right things.
لذلك لابد من معرفة الأعمال الصحيحة وتحديدها وتعريفها لنتمكن من أدائها. .
ونجد فى أن تعريف الفعالية في كتب الإدارة بمسمى الكفاءة
Efficiency.

ومن التعاريف : – الحصول على أكبر المخرجات من أقل المدخلات. – الوصول إلى الأهداف والنتائج المتوقعة. – مدى الإنجاز الذى تحققه مجموعة العمل في أهدافها.
– القدرة على تحقيق الأهداف فى ظل الموارد المحدودة المتاحة. كما يمكن تعريفها اجراءيا بأنها “مدى تحقيق الأهداف “.

ثالثا : الكفاءة :
تعرف ب “أداء الأعمال بطريقة صحيحة ”
To do things right.
وتشير الكفاءة إلى العلاقة بين الموارد والنتائج وترتبط بمسألة ما هو مقدار المدخلات من المواد الخام والأموال والأفراد اللازمة لتحقيق مستوى معين من المخرجات أو الأهداف المنشودة.
– وتعنى الكفاءة تحقيق اعلا منفعة مقابل التكاليف.
وعادة تستخدم الإنتاجية productivity لقياس الكفاءة وتعرف بأنها نسبة المخرجات إلى المدخلات.
لذلك فإن الفعالية والكفاءة هى :
أداء الأعمال الصحيحة بطريقة صحيحة.
ومن هنا فإن الفعالية ترتبط بالقيادة. .
وترتبط الكفاءة بالإدارة.
وعليه فإن الفعالية تتحقق عندما يكون هناك رؤية واضحة وأهداف محددة ومجمل صفات القيادة السابق ذكرها.
وتتحقق الكفاءة عندما يكون هناك :
تخطيط وتنظيم وادارة للوقت ورقابة ومتابعة. .
وعندما يكون هناك فعالية ولا يوجد كفاءة :
فإن الرؤى والأهداف لا تجد من يحققها بصورة صحيحة.

وفى حالة عدم وجود فعالية ووجود كفاءة :
فإن الأعمال تنجز ولكن بدون وضوح الأهداف. من خلال هذة الرؤية نكون تعرفنا علي مفهوم الإدارة وارتباطها بالنعاريف الخاصة بالفاعلية و الكفاءة الإدارية ..في إطار إدارة الذات.
تحقيقا لإدارة لادارة جديده بمفهوم علمى يتوافق مع تطلعات الشباب لجيل المستقبل.
والله ولى التوفيق والسداد.